Er is een optimale manier om je dag te structureren en dit is niet de 8-urige werkdag. De achturige werkdag is een achterhaalde en ineffectieve benadering van werk. Als je zo productief mogelijk wilt zijn, dan moet je dit relikwie verlaten en een nieuwe benadering vinden. Hieronder lees je de rest van de vertaling van het artikel ‘There’s an optimal way to structure you day – and it’s not the 8 – hour workday’, geschreven door Dr. Travis Bradberry op 4 maart 2019 op de website ‘Quarz at Work’. Francesco Cirillo had wat in het artikel besproken wordt al langer door en introduceerde de ‘Pomodori Techniek‘. Het principe dat in dit artikel wordt besproken is vooral belangrijk voor werknemers die na kanker weer gaan werken. Het idee is simpel maar de toepassing is niet zo eenvoudig, want iets wat je al vele jaren hebt gedaan verander je niet zomaar. Dat is iets waar een coach die bekend is met het ontwikkelen van nieuwe routines goed bij kan helpen. Een Do Some Good-coach heeft hiermee ruime ervaring.

De achturige werkdag werd tijdens de industriële revolutie gecreëerd als een poging om het aantal uren handarbeid, die werknemers gedwongen waren te verduren op de werkvloer, te verlagen. Deze doorbraak was een menselijkere benadering van werk tweehonderd jaar geleden, maar het bezit weinig relevantie voor ons vandaag de dag.

Zoals van onze voorvaderen, wordt er van ons verwacht dat we achturige dagen werken in lange blokken van tijd, met weinig of geen onderbrekingen. De meeste mensen werken zelfs dóór tijdens hun lunchpauze!

In het proces van het meten van de activiteit van mensen, stuitten ze op een fascinerende bevinding: de lengte van de werkdag deed er niet zoveel toe; wat er wel toe deed was hoe mensen hun dag structureerden. Met name mensen die regelmatig korte onderbrekingen namen, waren veel productiever dan zij die langere uren werkten.

De ideale werk-pauze ratio was 52 minuten werk, gevolgd door 17 minuten rust. Mensen die dit schema handhaafden hadden een uniek focuslevel in hun werk. Gedurende ongeveer een uur per keer waren ze 100% toegewijd aan de taak die ze moesten volbrengen. Ze checkten niet even snel Facebook noch waren afgeleid door e-mails. Zodra ze zich vermoeid voelden (steeds na ongeveer een uur), namen ze een korte pauze, gedurende welke ze even afstand namen van hun werk. Dit hielp hen om daarna weer verfrist in het werk te duiken voor een nieuw productief uur.

Mensen die deze magische productiviteitsratio hebben ontdekt verpletteren hun concurrenten omdat ze een fundamentele behoefte van het menselijk brein aanboren: het brein functioneert natuurlijkerwijze in spurts van hoge energie (ongeveer een uur) gevolgd door spurts van lage energie (15-20 minuten).

Voor de meesten van ons laat deze natuurlijke eb en vloed van energie ons bewegen tussen periodes van gefocuste hoge energie, gevolgd door periodes van veel lagere productiviteit, als we moe zijn en bezwijken voor afleiding.

De beste manier om uitputting en frustrerende afleiding te verslaan is om doelgericht met je werkdag om te gaan. In plaats van een uur of langer werken en vervolgens proberen om je door afleiding en vermoeidheid heen te slaan als je productiviteit in een dip begint te raken, kun je dit zien als een teken dat het tijd is voor een pauze.

Echte pauzes zijn gemakkelijker te nemen als je weet dat ze je dag productiever maken. We laten vermoeidheid vaak winnen, omdat we continu erdoorheen werken (lang nadat we energie en focus kwijt zijn), en de pauzes die we nemen zijn geen echte pauzes (checken van je e-mail en kijken naar YouTube laden je niet op dezelfde manier op als het maken van een wandeling).

De achturige werkdag kan voor je werken als je je tijd verdeelt in strategische intervallen. Zodra je natuurlijke energie strookt met je inspanning, gaan dingen veel gemakkelijker. Hier zijn vier tips die je in dat perfecte ritme zullen brengen.

Van nature plannen we wat we volbracht moeten hebben aan het eind van de dag, de week of de maand, maar we zijn veel effectiever als we ons focussen op wat we op dit moment tot stand brengen. Meer dan het krijgen van jou in het juiste ritme, vereenvoudigt het plannen van je dag rond intervallen van een uur ontmoedigende taken door ze in behapbare stukken te verdelen. Als je het letterlijk wilt nemen, dan kun je je dag rond intervallen van 52 minuten plannen, maar een interval van een uur werkt net zo goed.

De strategie van de intervallen werkt alleen omdat we onze piekenergielevels gebruiken om een extreem hoog level van focus gedurende een relatief korte tijd te realiseren. Als je je uur niet respecteert door te appen, je mail of Facebook te checken, dan streef je het hele doel van deze benadering voorbij.

In de Draugiemstudie werd gevonden dat medewerkers die vaker rustpauzes namen dan na het optimum van een uur productiever waren dan degenen die helemaal geen rust namen. Ook degenen die opzettelijk relaxpauze namen waren beter af dan degenen die, terwijl ze ‘rusten’ moeite hadden met afstand nemen van hun werk. Weggaan van je computer, je telefoon en je to-do-lijst is essentieel om je productiviteit een boost te geven. Pauzes zoals een wandeling, lezen en kletsen zijn de meest effectieve manieren van opladen, omdat ze je van je werk afhalen. Het kan verleidelijk zijn om op een drukke dag bezig zijn met e-mails of telefoontjes te zien als pauze, maar dat is niet zo, dus geef niet toe aan deze gedachtegang.

Als je wacht met het nemen van een pauze tot je voelt dat je moe bent, dan is het te laat. Dan heb je het zicht op piekproductiviteit al verloren. Het vasthouden aan je schema verzekert je ervan dat je werkt als je het meest productief bent en dat je rust gedurende tijden dat je toch al onproductief zou zijn. Vergeet niet dat het veel productiever is om voor korte periodes te rusten dan om door te werken als je moe en afgeleid bent.